Grabamos mañana. ¿Tu empresa ya está lista?
Séptima entrada. Sobre todo lo que tiene que pasar antes de encender una cámara.
Cuando se confirma una producción, la grabación empieza mucho antes del día marcado en el calendario.
Parte de mi trabajo es sentarme con el cliente, entender qué quiere conseguir y ayudarle a preparar todo lo que necesitaremos: las personas, los espacios, los horarios, el mensaje y las tomas que tenemos que llevarnos.
En ese proceso hay una pregunta que aparece bastante:
¿Qué tenemos que tener listo?
Y es una buena pregunta. Solo que no conviene responderla la noche anterior.
El “grabamos mañana” del título es justo lo que queremos evitar: que falte un día para la grabación y todavía haya cosas importantes por decidir.
Existe la idea de que hacer un video consiste en llegar con una cámara, grabar lo que encontremos y después arreglarlo todo en edición. A veces se puede trabajar así, pero casi nunca es la mejor manera.
Para mí, la planeación es fácilmente el 60% de un video.
No porque me guste llenar documentos o hacer reuniones por hacerlas. Una buena planeación permite aprovechar mejor el tiempo, cuidar el presupuesto y llegar al día de grabación sabiendo qué necesitamos conseguir.
Porque llegar y ver qué sale también es un plan.
Solo que normalmente es uno bastante caro.
Antes de pensar en tomas, hay que saber para qué es el video
La primera pregunta no debería ser qué cámara vamos a utilizar ni si vamos a grabar con dron.
Debería ser: ¿qué queremos conseguir con este video?
No es lo mismo presentar una empresa que explicar un proceso, atraer talento, mostrar una planta, lanzar un producto o generar contenido para redes sociales.
Incluso cuando dos proyectos se graban en el mismo espacio, las decisiones pueden ser completamente distintas.
Si el objetivo está claro, es más fácil decidir a quién necesitamos grabar, qué espacios tienen que aparecer, qué preguntas conviene hacer y cuáles son las tomas que realmente nos van a servir.
También evita algo que pasa bastante: terminar la grabación con mucho material bonito, pero sin una historia clara para construir el video.
El scouting no es solamente ir a conocer el lugar
Siempre que el proyecto lo permite, conviene hacer un scouting antes de grabar.
Puede ser una visita presencial, una videollamada o, por lo menos, una revisión detallada con fotografías y videos del espacio.
No se trata únicamente de encontrar el rincón más bonito de la oficina.
Durante el scouting revisamos cómo entra la luz, cuánto ruido hay, qué espacios estarán disponibles, dónde podemos colocar el equipo, qué zonas necesitan autorización y qué actividades se pueden grabar sin interrumpir la operación.
También empiezan a aparecer cosas que difícilmente descubriríamos sin conocer antes el lugar.
Que la sala de juntas tiene una ventana enorme y el sol entra directo a las once. Que la máquina más importante estará apagada ese día. Que el área que quieren mostrar está en mantenimiento. O que el espacio que parecía enorme en las fotografías apenas permite colocar una cámara.
Todo eso se puede resolver.
Pero es mucho más fácil resolverlo antes de llegar con todo el equipo.
Las personas no tienen que parecer perfectas
Si van a aparecer colaboradores, directivos o clientes, también necesitan saberlo con tiempo.
No para convertirlos en actores ni para hacer que todos se vean idénticos. Las personas reales funcionan muy bien en cámara precisamente porque se sienten reales.
Pero la imagen sí comunica.
Conviene revisar el vestuario, los uniformes, los colores, los logotipos visibles y la presentación general de quienes van a participar. Cabello arreglado, ropa limpia, zapatos adecuados y accesorios que no distraigan.
Si alguien quiere hacerse un corte de cabello o necesita preparar algo para verse mejor frente a cámara, también es preferible saberlo con anticipación y no descubrirlo unas horas antes de grabar.
Y sí, también hay que revisar las uñas.
Puede parecer un detalle mínimo hasta que grabamos un plano cerrado de alguien utilizando una máquina, sosteniendo un producto o trabajando con las manos. En ese momento dejan de ser un detalle.
No se trata de exigir perfección. Se trata de evitar que algo pequeño distraiga de lo que realmente queremos mostrar.
También conviene avisar si habrá tomas de cuerpo completo, primeros planos o alguna actividad específica. A nadie le gusta descubrir frente a la cámara que tenía que llevar otro uniforme o que sus manos aparecerían durante medio video.
Memorizar el guion muchas veces mata la naturalidad
Cuando una persona sabe que va a hablar frente a cámara, su primera reacción suele ser pedir el guion y tratar de memorizarlo.
Lo entiendo. Tener todas las palabras preparadas parece dar seguridad.
El problema es que, en cuanto olvida una frase, todo se viene abajo.
Empieza a pensar más en recordar la siguiente palabra que en comunicar la idea. Cambia la voz, se tensa el cuerpo y algo que normalmente explicaría sin problema comienza a sonar como exposición de secundaria.
Cuando no necesitamos decir una frase de manera exacta, prefiero trabajar con ideas clave, preguntas guiadas y respuestas cortas. Después podemos construir el mensaje durante la edición.
Y cuando sí necesitamos respetar cada palabra, existen herramientas como el teleprompter. Incluso ahí hace falta practicar para que no parezca que la persona está leyendo las instrucciones de una lavadora.
Antes de comenzar, yo siempre hago algunos ejercicios pequeños para romper el hielo.
Conversamos sin grabar. Repetimos una respuesta sin presión. Probamos distintas formas de decir lo mismo. A veces empezamos con la pregunta más sencilla, aunque esa toma ni siquiera termine en el video.
La cámara da miedo. Eso es normal.
Parte de mi trabajo también es dar confianza y hacer que la persona deje de pensar en ella.
Llegar a tiempo también afecta el resultado
Este punto parece obvio, pero es uno de los problemas que más puede desordenar una producción.
Si una persona importante llega una hora tarde, no solamente se recorre su entrevista. También pueden cambiar la luz, la disponibilidad de la locación, los tiempos del equipo y el orden de todas las tomas que dependían de ella.
Una hora perdida al inicio puede convertirse en varias tomas eliminadas al final.
Y eso termina reflejándose de dos maneras: en costos adicionales o en la calidad del resultado.
El equipo, la locación, el talento y las horas de producción están reservados durante un tiempo determinado. Cuando ese tiempo se utiliza esperando, deja de utilizarse grabando.
Por eso todos los participantes deben saber con anticipación dónde tienen que estar, a qué hora, cuánto tiempo los necesitamos y qué van a hacer frente a cámara.
No basta con mandar un mensaje que diga: “Mañana vienen a grabar”.
La cámara también va a ver el desorden
Si vamos a grabar en una oficina, el espacio tiene que estar preparado.
Escritorios limpios, cajas fuera de cuadro, cables acomodados, pantallas sin información confidencial y objetos que sí tengan sentido con la imagen que la empresa quiere mostrar.
No hace falta que la oficina parezca un showroom. Tiene que seguir sintiéndose como un lugar en el que trabaja gente.
Solo hay que recordar que la cámara registra muchas cosas que nosotros dejamos de notar porque las vemos todos los días.
En una fábrica, además de la imagen, entran temas de seguridad, permisos, equipo de protección y operación de la planta. Ahí la logística cambia por completo.
Pero ese tema merece su propio blog:
Una fábrica no es un set de grabación. Y eso cambia toda la logística.
Por ahora, la regla sencilla es esta: si un espacio no está listo para recibir visitas, probablemente tampoco está listo para aparecer en el video de la empresa.
El storyboard no elimina la creatividad
Antes de grabar también conviene tener un storyboard, una lista de tomas o, por lo menos, una guía visual de lo que queremos conseguir.
No tiene que ser una colección de dibujos perfectos.
Puede incluir referencias, posibles encuadres, movimientos de cámara, personas, actividades, productos y espacios que necesitamos grabar.
La función del storyboard no es obligarnos a copiar cada cuadro exactamente. Es evitar que terminemos la jornada y alguien pregunte:
“¿Sí grabaron la parte donde hacemos esto?”
Tener una guía nos da una base. Después, durante la producción, podemos encontrar mejores encuadres, aprovechar algo que no habíamos considerado o cambiar una toma si el espacio funciona de otra manera.
La planeación no mata la creatividad.
Le da tiempo para aparecer.
Lo que yo revisaría antes de grabar
Si la grabación fuera mañana, esto debería estar confirmado hoy:
El objetivo principal del video.
El mensaje que queremos comunicar.
El guion, las preguntas o los puntos importantes.
Las personas que van a aparecer y sus horarios.
El vestuario o uniforme que utilizarán.
Los espacios disponibles, limpios y preparados.
Los permisos de acceso y las medidas de seguridad.
Las actividades o procesos que podremos grabar.
El storyboard, las referencias o la lista de tomas.
Una persona de contacto que pueda tomar decisiones ese día.
Seguramente aparecerá algún imprevisto. Siempre pasa.
Una puerta hace ruido. Alguien se pone nervioso. Cambia el clima. La máquina que nunca falla decide fallar justo cuando encendemos la cámara.
Una producción bien preparada no evita todos los problemas. Lo que hace es dejarnos tiempo y margen para resolverlos sin perder el objetivo del video.
Preparar no significa controlar cada segundo
No quiero que todo esto suene como si una grabación tuviera que estar completamente rígida.
Algunas de las mejores tomas aparecen cuando alguien hace algo que no estaba en el storyboard o cuando una respuesta sale mejor de lo que decía el guion.
Pero para poder aprovechar esos momentos, primero necesitamos tener resuelto lo importante.
Qué vamos a contar. A quién vamos a grabar. Dónde lo vamos a hacer. Cuánto tiempo tenemos. Y qué material necesitamos llevarnos al terminar el día.
Así que, si grabamos mañana, hoy no toca cruzar los dedos y esperar que todo salga bien.
Toca revisar que las personas, los espacios y la logística estén listos para aprovechar la grabación.
Y si planeamos bien desde el inicio, esa última revisión debería ser rápida y sin sorpresas.
